Внедрение CRM и IP-телефонии для частной школы
Lumi School — частная школа, работающая с обращениями родителей по вопросам поступления, консультаций и записи детей.
Основной поток заявок поступал через звонки, сайт и мессенджеры. При этом до внедрения CRM отсутствовала единая система учета обращений, а процесс приема учеников не был структурирован.
Это приводило к потере заявок, задержкам в ответах и отсутствию контроля на этапах — от первого обращения до зачисления.
Общая цель проекта
Проект был направлен на систематизацию обработки обращений и выстраивание прозрачного процесса приёма учеников в частную школу.
Особенность работы заключалась в многоэтапной коммуникации с родителями: первичный контакт, консультация, встреча и последующее зачисление ребёнка.
При отсутствии CRM эти этапы не были четко зафиксированы, что усложняло контроль и увеличивало риск потери потенциальных учеников.
- Объединение всех обращений в одной системе;
- Исключение потери заявок и звонков;
- Ускорение записи на консультации;
- Контроль всех этапов приёма учеников;
- Оптимизация работы администраторов.
Аудит и выявленные проблемы
До внедрения CRM работа с обращениями родителей была частично разрозненной и зависела от действий сотрудников.
Заявки поступали из разных каналов и не фиксировались централизованно, что усложняло контроль и обработку.
- Часть звонков и заявок терялась;
- Не было единой базы родителей и учеников;
- Отсутствовал контроль этапов приёма;
- Администраторы работали без единой системы;
- Не было прозрачности по загрузке и заявкам;
- Отсутствовала аналитика по обращениям.
В результате школа теряла потенциальных учеников и не могла эффективно управлять процессом набора.
Реализация проекта
Этап 1: Внедрение amoCRM
На первом этапе была внедрена CRM-система amoCRM с настройкой под процессы частной школы.
- Настроена структура CRM;
- Создана воронка приёма: консультация → встреча → зачисление;
- Настроены карточки клиентов (родителей и учеников);
- Добавлены сотрудники и распределены роли;
- Сформирована логика обработки заявок.
Результат: все обращения начали фиксироваться в CRM с понятной структурой и закреплением ответственных.
Этап 2: Интеграция IP-телефонии
Для контроля звонков была интегрирована IP-телефония Sipuni с CRM.
- Фиксация всех входящих и исходящих звонков;
- Сохранение записей разговоров;
- Привязка звонков к обращениям и сделкам;
- Контроль качества работы администраторов.
Результат: звонки перестали теряться, а работа с обращениями стала полностью контролируемой.
Этап 3: Автоматизация процессов
Для повышения эффективности работы сотрудников были внедрены автоматические сценарии.
Особое внимание уделялось контролю записи на консультации и последовательному прохождению этапов приёма.
- Настроены задачи и напоминания;
- Добавлен контроль этапов сделки;
- Автоматизированы рутинные процессы;
- Снижена зависимость от ручной работы;
- Стандартизирована работа администраторов.
Результат: обработка заявок стала быстрее, а процесс приёма — более структурированным и управляемым.
Результаты проекта
- Ни одно обращение не теряется;
- Ускорена обработка заявок;
- Появился контроль всех этапов приёма;
- Структурирован процесс зачисления учеников;
- Оптимизирована нагрузка на администраторов;
- Повышена прозрачность работы.
Вывод
В результате проекта Lumi School получил CRM-систему, которая объединила все обращения и выстроила системный процесс приёма учеников.
Это позволило повысить скорость обработки заявок, улучшить контроль работы сотрудников и создать основу для стабильного набора учеников.